DEVELOP convert+share Optimieren Sie Ihre Dokumenten-Workflows
DEVELOP convert+share
Optimieren Sie Ihre Dokumenten-Workflows
Automatisierte Produktionsprozesse sind Standard in der Fertigungsindustrie, in Büroumgebungen hingegen hat man vielfach noch nichts von Automation gehört. Dokumente werden manuell bearbeitet, was häufig zu Doppelarbeit führt. Diese Mehrarbeit kostet unnötig viel Zeit und Geld – genau das, was sich viele kleine und mittlere Unternehmen nicht erlauben können. convert+share von Develop macht Schluss mit dieser Ineffizienz – und das mit mini-malem Aufwand. Die Funktionen dieses Tools sind effektiv und benutzerfreundlich, nehmen Ihnen manuelle Arbeit ab und optimieren nachhaltig die Dokumenten-Workflows. Sie scannen Dokumente, z. B. Word- oder Excel-Dateien, und senden diese direkt von einem Multifunktionssystem an Windows-Ordner, E-Mail-Adressen, Google Drive, Evernote, Microsoft SharePoint oder an das Develop eigene Dokumenten-Management-System store+find. Noch nie war die Optimierung von Dokumentenprozessen so einfach.
Einfache Bearbeitung von Inhalt
Wenn Inhalte bearbeitet werden müssen, ist nichts so frustrierend wie ein gedrucktes Dokument oder eine nicht durchsuchbare und editierbare PDF-Datei zu erhalten. Bisher hieß das normalerweise: Abtippendes Texts in ein Textverarbeitungsdokument, was ein sehr zeitrau bendes und fehleranfälliges Unter-fangen sein kann. Heute erstellt die Funktion Scan-to-Word bzw. Scan-to-Excel in convert+share eine .docx-bzw. .xlsx-Datei, deren Inhalt problemlos bearbeitet werden kann. Zugleich sorgt die zuver lässige OCR-Engine für präzise Texterkennung. Auch direktes Scannen in das durchsuchbare PDF-Format ist mög-lich. Anschließend können relevante Textabschnitte in jedes beliebige andere Dokument kopiert oder Abschnitte nach bestimmten Textinhalten durch-sucht werden.
Komfortables automatisiertes Scannen
Per Post eingehende Rechnungen und Bestellungen müssen häufig gescannt werden, bevor sie archiviertwerden können – oftmals manuell Schritt für Schritt und Dokument für Dokument. convert+share beschleu-nigt diesen Prozess dank Dokumententrennung nachBarcodes. Ein Blatt Papier mit aufgedrucktem Barcodewird auf jedes Dokument gelegt. Anschließend kann der ganze Dokumentstapel auf einmal gescannt werden. convert+share trennt die Scans automatisch,erstellt einzelne Dokumente im gewünschten Datei-format und sendet sie an die gewünschte Zieladresse.So werden die Dokumente korrekt archiviert und sind leicht auffindbar.
Vereinfachte Archivierung
Zum Ablegen von Dokumenten in Google Drive oder in einer Microsoft SharePoint Bibliothek mussten diese bisher erst als Email-Anhang an Ihre Adresse geschickt, dann die entsprechende Datenbank geöffnet, um den Anhang dann schließlich im Ziel-ordner zu speichern. Mit convert+share lassen sich Dokumente nun einfach direkt in Google Drive, Microsoft SharePoint/SharePoint Online for Office 365,Evernote, das Windows-Dateisystem und viele andere Backend-Systeme einscannen. Der gewünschteWindows-Ordner kann sogar direkt am Display des Multifunktionsgeräts ausgewählt werden. Doku-mente können zudem direkt in store+find abgelegt werden, der komfortablen Dokumentenverwaltungs-lösung von Develop. So können Sie benötigte Doku-mente besser abrufen und die dokument bezogene Zusammenarbeit organisieren. Die Kom bination aus beiden Lösungen spart durch Optimie rung manu-eller Eingriffe im Alltagsbetrieb Zeit und bares Geld.
Zeitsparende Prozessautomation
convert+share beschleunigt auch das Extrahieren von Informationen durch zonale OCR, d. h. das Erkennen von z. B. Kundenname oder -nummer in einem gescannten Dokument. Das ist besonders hilfreich, wenn Sie ein Dokument in einem Dokumenten-Management-System wie store+find speichern.
Bereit für die elektronische Archivierung
Die meisten elektronischen Archivierungssysteme benötigen PDF/A als Dateiformat für die langfristige Archivierung. Allerdings unterstützen viele Multifunktionssysteme dieses Format nicht. Mit convert+share ist das jedoch kein Problem, da Dokumente als durchsuchbare Dateien im PDF/A-Format eingescannt und unmittelbar in einem Archivierungssystem wie store+find gespeichert werden.
Absolut einfach zu bedienen
Softwarelösungen mit so vielen intelligenten Funktionen sind oft kompliziert, was Installation, Verwaltung und Betrieb angeht. Im Gegensatz dazu lässt sich convert+share ganz leicht konfigurieren und bedienen. Sehen Sie es sich einfach mal an!
Funktionsübersicht Dokumenterfassung
- Dokumentprozesse unmittelbar am MFP starten
- Vorab definierter Hot Folder leitet eingehende Dokumente automatisch an convert+share weiter
- PC-Client und Drucker-Client erlauben dedizierten Benutzern das Starten ihrer Workflows direkt vom PC aus
Funktionsübersicht Dokumentenverarbeitung
- Erstellen durchsuchbarer PDF- und PDF/A-Dateien
- Scan-to-Word und Scan-to-Excel
- Zonale OCR erkennt Textinhalt innerhalb definierter Zonen eines Dokuments
- Barcode-Erkennung von vorab definierten Barcode-Werten zur weiteren Verarbeitung oder Trennung mehrerer Dokumente, die in einem einzigen Prozess eingescannt wurden
- OMR ermöglicht das Verarbeiten von Fragebögen und das Extrahieren der Ergebnisse
- Formularerkennung erkennt Dokumente am Layout und startet direkt und ohne weitere manuelle Inter-aktion den richtigen Prozess
Funktionsübersicht Dokumentübertragung
- Speichert Dokumente in Microsoft SharePoint, SharePoint Online (Office 365), Evernote, Google Drive, Telekom Cloud, im Windows-Dateisystem und vielen weiteren Systemen
- Leitet Dokumente zur Übertragung per E-Mail an einen E-Mail-Server weiter
- Sendet Dokumente direkt an das elektronische Dokumenten-Management-System von Develop, store+find
Funktionsübersicht Benutzerverwaltung
- Zugriffsbeschränkung erfordert die Angabe von Benutzername und Kennwort für Windows oder Active Directory